シッター管理 使い方ガイド
アプリを開く
STEP 1

ログインする

アプリを開いて、自分の名前を選び、管理者から伝えられたPIN(数字)を入れて「ログイン」。

💡 他の人のPINでは入れません。PINを忘れたら管理者に再発行してもらってください。
STEP 2

ホーム画面に追加する(初回だけ・おすすめ)

  • iPhone(Safari): 画面下の共有ボタン(□に↑)→「ホーム画面に追加」
  • Android(Chrome): 右上の「⋮」→「ホーム画面に追加」または「アプリをインストール」

ママと赤ちゃんのアイコンがスマホに並び、次からアプリのように開けます。

STEP 3

自分の予定を確認する

ログインすると「マイ予定」に自分が担当する予定だけが日付順に並びます。◀ ▶で月を移動、「↻ 更新」で最新に。

予定 これから行くお仕事 完了 終わったお仕事

STEP 4

お仕事が終わったら「実績を報告」

その日のカードの「実績を報告」ボタンを押して入力:

  • 実際の開始・終了時刻(予定から変わったら直す)
  • 交通費・駐車場代など(管理者が用意した項目に金額を入れる)
  • その他実費(お夕食代金など。「+行を追加」で何件でも)
  • 自由記載メモ(管理者に伝えたいことを何でも)

最後に「この内容で完了報告」を押せば送信完了。管理者にそのまま届きます。

💡 間違えたら「報告を修正」で何度でも直せます。
⚠ 金額や時間はそのままお客様への請求に反映されます。レシートを見ながら正確に入れてください。
STEP 1

顧客を登録する(①顧客管理)

最初に一度だけ、お客様ごとの条件を登録します。

  • 基本料金(円/時)と時間帯オプション(早朝6〜9時/夜間20〜22時/深夜22〜6時の上乗せ)
  • お子様の名前と生年月 → 利用日時点の月齢で年齢加算(0〜1歳0ヶ月・〜3歳0ヶ月)が自動で付きます
  • 送迎追加(円/回)・休日料金・複数シッター・兄妹割
  • 住所・電話・緊急連絡先などの連絡先
💡 一度登録すれば毎月の再入力は不要。料金が変わったら「編集」で直すだけです。
STEP 2

依頼が入ったら登録する(②依頼・カレンダー)

顧客・日時・人数・担当スタッフを入れて「↻ 自動生成」を押すと、請求書に載る明細行が自動で組まれます。特殊な料金は明細行を直接書き換え・追加できます。

  • 送迎だけの依頼は種別を「送迎のみ」に(時間料金なしで送迎料金だけ)
  • お泊まりは終了時刻を開始より前にすると、終了日が自動で翌日になります(連泊は終了日を直接選ぶ)。カレンダーの翌日にも「〜09:00」と表示されます
  • キャンセルは状態をキャンセルにして、明細は定価のままでOK。「キャンセル料を自動計算」にチェックが入っていれば50%/100%を自動で出します
  • 定期利用は一覧の「複製」→カレンダーで日付をタップ→「この内容で登録」を繰り返すだけ
  • カレンダーの予定や一覧の行をタップすると詳細(スタッフの報告内容・明細・金額)が見られます
STEP 3

スタッフの報告を確認する

スタッフが完了報告すると、依頼一覧に報告マークが付き、実際の時刻・交通費・実費で明細が自動で計算し直されます。詳細を開くと報告メモも読めます。

STEP 4

月末の請求(③月次集計 → ④請求書Excel)

③で顧客と月を選ぶと利用実績を自動集計(シッター料・消費税・非課税の内訳つき)。「この内容で請求書へ→」で④へ。

お客様への請求書を送る:④でお客様と月を選んで「プレビュー」→「📄 お客様に送るPDFを作る」→「📤 LINE・メールで送る」。スマホの共有画面が開くので、送り先のアプリを選びます(印影入り)。

税理士さんへ:③で月を選んで「📄 税理士さん用 月の売上PDFを作る」。税率ごとのシッター料・消費税・交通費などの立替分・請求合計が1枚にまとまります。

お客様ページ:「👤 お客様ページ」タブで、まず契約書・説明書の本文を入れて保存します。次に、お客様の行の「招待リンクを作る」→「📤 LINE・メールで送る」。お客様はリンクを開いて契約書を最後まで読み、同意して、画面に出る文を声で読み上げて録音してから、自分でログインIDとパスワードを決めて登録します(リンクは7日間・1回だけ)。登録したお客様は、自分の予定と、④で「👤 お客様のページに載せる」を押した請求書を見られます。お客様のページは管理者・スタッフとは別のアドレス(このアプリのアドレスの最後に /customer)で、次回からはそこでログインします。料金の明細や社内メモは見えません。契約書を新しい版で保存すると、お客様は次に開いたとき、もう一度同意してから使います。パスワードを忘れたお客様には「パスワード再設定のリンク」を送ります。録音した声は、同意の証拠として消さずに残り、お客様の行の「▶ 声」で聞けます(同意し直したときの声も全部残ります)。録音はマイクが使えるブラウザでしかできないため、招待リンクはラインの中ではなくスマホのブラウザで開くようにしてあります。

新規の申し込み:はじめてのお客様は、お客様のページの「新規登録(お申し込み)」から、名前・電話番号・お子様の人数を入れ、契約書と声で同意し、IDとパスワードを決めて申し込みます。公式ラインには「👤 お客様ページ」タブに出ているリンク(最後が /customer?apply=1&openExternalBrowser=1)を載せると、申し込みの画面が直接ひらきます。申し込みは同じタブの「新規の申し込み」に出るので、声を聞いて確かめ、「新しいお客様として①に入れる」か「いまのお客様に結び付ける」を選んで承認します。承認するとお客様はログインできるようになります(承認のお知らせは公式ラインなどで送ってください)。料金などは①で直してください。

予約・メッセージ・見積:スタッフは「マイ予定」の下で、自分の空いている時間(30分きざみ)を入れます。管理者も「👤 お客様ページ」タブの下で、スタッフの空き時間を入れられます。お客様には「空き」の時間帯だけが出て(名前は出ません)、そこから申し込みます。申し込みは「👤 お客様ページ」タブの「予約の申し込み」に出るので、担当を選んで「承認して依頼にする」を押すと②の依頼に「予定」で入り、お客様にメッセージでお知らせが届きます。祝日・送迎などは②で依頼を開いて直してください。メッセージはお客様ごとに全部残ります(タブの赤い数字=申し込みと未読の数)。見積は同じタブで明細と金額を入れて作るとお客様のページに出ます。カード払いは、Stripe の登録と鍵の設定が済んでから使えるようになります。

社労士さんへ:③で月を選んで「👛 社労士さん用 スタッフの給与まとめ」。スタッフごとに勤務日数・勤務時間・深夜(22〜5時)・延長・1日8時間超・週40時間超・交通費・実費が並びます。時給の欄に金額を入れると、時給×時間と割増の目安(25%)も出ます(時給は自動で保存され、スタッフの画面には出ません)。「📊 Excelを作る」「📄 PDFを作る」で、スタッフごとの勤務明細つきのファイルができます。

「全体・担当者別を集計」を押すと、その月の売上合計・顧客別の売上・担当者ごとの勤務時間(早朝/夜間/深夜/延長の内訳)と売上が一覧で見られます。

⚠ Excel請求書の作成は自宅PCのローカル版だけの機能です(印影入りテンプレをネットに置かないため)。ローカル版の④で「☁ クラウドから最新データを取得」→「Excel請求書を作成」の順で、いつもの請求書がそのまま出来上がります。
STEP 5

項目を自分で増やす(⚙項目管理)

ブロック使いどころ
料金項目特殊プランの単価(旅行同行○円/日 など)→顧客の単価欄と依頼の数量欄が増える
スタッフ報告項目現場で発生する金額(駐車場代など)→スタッフの報告フォームに欄が増える
顧客情報項目金額でないメモ(鍵の受け渡し・かかりつけ医など)→顧客登録に記入欄が増える
STEP 6

スタッフを管理する(👥スタッフ管理)

スタッフの追加・PIN発行・PIN変更・削除ができます。名前は依頼の「担当」と同じ表記にしてください(本人の予定表示に使われます)。

⚠ 初期PINのままの人がいたら、必ずここで変更を。PINは口頭やLINEの個別トークなど、本人にだけ伝えてください。